Domanda: Per quali motivi può essere effettuata una videosorveglianza?
Risposta: Una videosorveglianza può essere fatta esclusivamente per necessità organizzative e produttive, per motivi di sicurezza sul lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale.
Domanda: Un sistema di videosorveglianza installato deve essere dichiarato?
Risposta: Sì, è necessaria un'autorizzazione da parte dell'Ispettorato del Lavoro. Per ottenere tale autorizzazione, è necessario presentare una domanda che includa, tra l'altro, le seguenti informazioni:
- Indicazione del motivo della videosorveglianza,
- Planimetrie che mostrano le posizioni delle telecamere e le aree sorvegliate,
- Relazione tecnica sulla funzionalità e necessità del sistema.
Eventuali modifiche successive (ad esempio, installazione di telecamere aggiuntive, modifica della posizione di quelle esistenti) devono essere sempre comunicate all'Ispettorato del Lavoro.
Domanda: I lavoratori devono essere informati?
Risposta: Sì, prima dell'attivazione ogni lavoratore deve essere informato per iscritto su dove saranno posizionate le telecamere, come funzioneranno, quale area verrà sorvegliata e quando saranno messe in funzione.
Inoltre, tutte le persone che accedono a un'area sorvegliata devono essere preventivamente informate con cartelli di avviso (in due lingue).
Domanda: Quali aree non possono essere soggette a videosorveglianza?
Risposta: È vietata la registrazione di aree pubbliche, così come la videosorveglianza in luoghi come bagni, spogliatoi, docce, ecc. È inoltre vietata l'installazione di telecamere finalizzate esclusivamente al controllo dell'attività lavorativa dei dipendenti. A tal proposito anche l'uso di telecamere finte è proibito.
Domanda: Per quanto tempo possono essere conservati i dati?
Risposta: Per la videosorveglianza e per l'accesso ai dati registrati è responsabile il titolare dell'azienda. Le registrazioni devono essere cancellate entro 24 ore, con possibilità di proroga solo in casi specifici.
Domanda: Quali sono le sanzioni per la violazione degli obblighi (autorizzazioni, durata della conservazione, ecc.)?
Risposta: Per il mancato rispetto delle normative o per l'installazione illegale delle telecamere possono essere comminate sanzioni fino a circa € 1.550 e l’arresto fino a un anno. Se i lavoratori non sono stati informati, le sanzioni possono arrivare fino a € 36.000.
Inoltre, possono essere applicate ulteriori sanzioni per il mancato rispetto della normativa sulla privacy o per la conservazione duratura delle registrazioni. Queste sanzioni amministrative variano da € 10.000 a € 180.000.
Domanda: È possibile un altro tipo di controllo sui dipendenti?
Risposta: Sì, altri metodi di controllo, come il monitoraggio degli strumenti di lavoro (ad esempio, tablet, smartphone, e-mail, accesso a Internet), sono consentiti, a condizione che siano necessari per lo svolgimento delle mansioni lavorative.
Non è necessaria un'autorizzazione da parte dell'Ispettorato del Lavoro. Tuttavia, è fondamentale garantire il rispetto delle normative sulla privacy.
Domanda: Chi verifica la posizione delle telecamere e richiede l'autorizzazione necessaria?
Risposta: Se intendete installare delle telecamere, vi consigliamo di rivolgervi innanzitutto all’installatore delle telecamere e/o al vostro consulente per la protezione dei dati.
Qualora la richiesta di autorizzazione presso l’Ispettorato del Lavoro l’informazione dei dipendenti non venissero gestite dal consulente per la protezione dei dati o dall’installatore delle telecamere, il vostro consulente personale per le buste paga sarà lieto di assistervi.