Aufgrund der technischen Möglichkeiten und zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird das Home-Office Konzept für Unternehmen und deren Arbeitnehmer immer interessanter. Auch die Reduzierung der Sozialen Kontakte und die Gesetzesgebung in Italien aufgrund der Pandemie in den Jahren 2020/21, haben das Home-Office zusehends in den Fokus der Unternehmen gerückt. Wenn ein Unternehmen seinem Arbeitnehmer erlaubt, seine Tätigkeit ganz oder teilweise vom heimischen Büro aus zu verrichten, spricht man von einem Home-Office. Der Arbeitnehmer ist dabei mittels lohnabhängigem Arbeitsverhältnis gemeldet und dementsprechend auch versichert.
Für Unternehmen ohne feste Geschäftseinrichtung in Italien bietet das Home-Office häufig eine gute und kostengünstige Alternative zur Anmietung von Büroräumen. Voraussetzung dafür ist die Registrierung als Arbeitgeber in Italien. Details hierzu finden Sie auf unserer Seite
Anmeldung Arbeitnehmer in Italien.
Um das Arbeiten im Home-Office zu vereinbaren, muss lt. italienischen Bestimmungen eine schriftliche Vereinbarung getroffen werden bzw. dies bereits im Arbeitsvertrag integriert werden. Die notwendigen Mittel, um der Tätigkeit nachkommen zu können (z. B. Computer, Drucker, Handy, Büromaterial, eventueller Anteil an Miete oder Heizungskosten) stellt im Normalfall der Arbeitgeber zur Verfügung, was aber auch anderweitig vereinbart werden kann.
Regeln & Besonderheiten beim Arbeiten im Home Office in Italien
Unabhängig davon, ob sich der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers im Firmengebäude oder zu Hause befindet, gelten dieselben Regeln, d.h. es gelten feste Arbeitszeiten (und auch nur in diesen muss der Arbeitnehmer erreichbar sein) und es müssen auch die in Italien vorgeschriebenen Bestimmungen zur Arbeitssicherheit eingehalten werden. Natürlich muss in solchen Fällen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Vertrauensverhältnis bestehen, da nicht bzw. nur schwer kontrolliert werden kann, wie viel Zeit der Arbeitnehmer effektiv am Arbeitsplatz verbringt.
Mit entsprechenden Lohnvereinbarungen (z. B. Überstundenpauschale) kann dem entgegen gewirkt werden. Zudem kann eine "Collaboration-Software" mit Funktionen wie Zeiterfassung, virtueller Stempeluhr, Arbeitszeit pro Aufgabe uvm. dabei helfen, die Arbeit im Home-Office besser zu koordinieren und das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu stärken. Eine Besonderheit bei Arbeitnehmern im Home-Office stellt die Haftung der italienischen Unfallversicherung (INAIL) dar, da oftmals nicht genau definiert werden kann, ob sich ein Arbeitsunfall im Zuge der beruflichen Aufgaben ereignet hat oder nicht. Z.B. stürzt der Arbeitnehmer auf dem Weg zur Toilette, wird dies bei einem Arbeitnehmer mit Arbeitsort im Firmengebäude als Unfall gewertet, bei einem Arbeitnehmer im Home-Office hingegen nicht.
Besonderheiten für Unternehmen ohne feste Geschäftseinrichtung in Italien: Ein reines Home-Office löst noch keine Betriebsstätte in Italien aus, jedoch muss vor der Anmeldung des Arbeitnehmers in Italien immer auch die genaue Tätigkeit und das Aufgabengebiet geprüft werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann diese Anstellung nämlich de facto eine Betriebsstätte auslösen, z. B. bei Vertriebsmitarbeitern, Details hierzu finden Sie auf unserer Seite zur
Betriebsstätte in Italien. Details zur Anmeldung von Arbeitnehmern in Italien finden Sie unter
Anmeldung Arbeitnehmer in Italien. Infos zur Entsendung/Außendienst in Italien finden Sie unter
Entsendung nach Italien.
Smart Working in Italien
Das Smart Working (Ital.: auch Lavoro Agile) ist ein Arbeitsmodell, welches zu mehr Flexibilität, zur Erhöhung des autonomen Arbeiten und zur Verbesserung der Work-Life-Balance beitragen soll. Genauer gesagt handelt es sich um eine bestimmte Art zur Ausführung des Arbeitsverhältnisses, die, dank einer direkt zwischen den Parteien geschlossenen Vereinbarung, für bestimmte Phasen bzw. zur Erreichung bestimmter Ziele vorgesehen ist.
Im Gegensatz zum Home-Office (Telearbeit) gelten während der Dauer des Smart Working weder vorgeschriebenen Arbeitszeiten noch ein vorgeschriebener Arbeitsort.
Arbeitnehmer im Smart Working können zwar durch den Arbeitgeber kontrolliert/überwacht werden (wenn dies im Abkommen vereinbart wird), nichts desto trotz ist ein gutes Vertrauensverhältnis gegenüber dem Mitarbeiter unbedingte Voraussetzung. Die Entlohnung bleibt auch während des Smart Working unverändert, einzig die Auszahlung eventueller Essensgutscheine kann für die Dauer des Smart Working ausgesetzt werden.
Um das Smart Working anwenden zu können, muss:
- ein individuelles Abkommen erstellt werden
- die verpflichtende elektronische Meldung beim italienischem Arbeitsministerium eingereicht werden
Home Office während des Corona/Covid19-Notstandes
In der Corona-Pandemie war es aufgrund verschiedener Ursachen notwendig, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung nicht am gewohnten Arbeitsort, sondern von zu Hause aus (Home Office) erbringen mussten. Diese Ursachen waren unter anderem folgende:
- die Regierung schrieb vor, dass Arbeitgeber überall dort Homeoffice ermöglichen mussten, wo es möglich ist
- Arbeitnehmer durften aufgrund einer verhängten Quarantäne ihren Wohnsitz nicht verlassen
- Eltern von Kindern und Jugendlichen, für welche kein Präsenzunterricht stattfand, mussten für die Betreuung der Kinder zu Hause bleiben
Der Einfachheit halber und um nicht ein weiteres Arbeitsmodell zu erschaffen, hatte Italien für genau diese Fälle das bereits bestehende „Smart Working“ (siehe oben) vorgesehen und dessen Vorschriften und Meldungen für die Dauer des Notstandes vereinfacht. Das bedeutet, dass z. B. kein individuelles Abkommen erstellt werden musste, und dass die elektronische Meldung ans Arbeitsministerium in vereinfachter und verkürzter Form eingereicht werden konnte.
Arbeitnehmer, für welche aufgrund ihrer Tätigkeit kein Smart Working möglich war (z.B. Friseurin, Zahnarzt, usw.), hatten die Möglichkeit, den außerordentlichen Elternurlaub beim Sozialfürsorgeinstitut NISF zu beantragen. In dieser Zeit waren sie von der Arbeit freigestellt, erhielten allerdings weiterhin 50 % ihrer Entlohnung.