Conservazione documenti fiscali e contabili
Le regole fiscali prescrivono, che i registri ed i documenti delle Società, delle Ditte individuali e dei Lavoratori Autonomi devono essere conservati fino al termine ultimo utile per eventuali notifiche di avvisi di accertamento, ovvero:
- Entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione dei redditi. Esempio: per il periodo di imposta 2017, la dichiarazione è stata presentata nel 2018 e i documenti relativi alla stessa vanno conservati fino al 31 dicembre 2023. Il periodo di conservazione, dunque, è di 7 anni a partire dal periodo di imposta.
- Per i periodi d’imposta fino al 31/12/2015, il termine di cui al punto 1. era ridotto di un anno.
I libri contabili obbligatori da conservare sono il Registri Iva, il Libro Giornale, il Libro Inventari e Registro dei beni ammortizzabili. Per i primi tre i termini di conservazione coincidono con quelli di cui ai punti 1 e 2. Per il Registro dei beni ammortizzabili il termine di conservazione è minimo di 10 anni.
In caso di dichiarazione ommesse o in presenza di aspetti penali termini sopra indicati si prolungano!
Le regole civilistiche (Art. 2220 CC) prescrivono per tutti i registri e i documenti contabili, incluso i libri societari e i documenti del lavoro, un periodo di conservazione di almeno 10 anni.
Conservazione documenti del lavoro
Le regole fiscali e previdenziali per la conservazione dei documenti del lavoro sono:
- Libro Unico del lavoro, introdotto nel 2009 per sostituire i vecchi libri presenze e matricola, va conservato per cinque anni dall’ultima registrazione.
- Registro degli infortuni che è stato abrogato nel dicembre 2015, va conservato per almeno quattro anni dall’ultima registrazione e quindi fino 2019.
- Comunicazioni dei dipendenti (assunzione, cessazione, trasformazione ecc.) dal marzo 2008 avvengono solo in modo telematico, pertanto decade ogni obbligo di conservazione.
- Contratti di lavoro, vanno conservati per cinque anni. Siccome il contratto di lavoro firmato sarebbe utile qualora il datore di lavoro abbia la necessità di provare fatti e circostanze cristallizzati (riconoscimento di un superminimo oppure della stipula di un contratto part-time) si consiglia di conservare il contratto di lavoro almeno fino al termine del rapporto di lavoro.
- La busta paga e la certificazione unica (CU) vanno consegnate obbligatoriamente ai dipendenti. In eventuale sede di accertamento, infatti, è il datore di lavoro a dover dimostrare la prova dell’avvenuta consegna. Pertanto vanno conservate quantomeno per cinque anni, termine entro il quale gli ispettori possono contestare la violazione dell’obbligo di consegna.
Le regole civilistiche prescrivono anche per tutti i documenti del lavoro, un periodo di conservazione di almeno 10 anni.
Conclusioni
Siccome i periodi di conservazione fiscale e civile possono non essere uguali si consiglia di conservare tutta la documentazione almeno per dieci anni.
I contratti di lavoro e certificazioni unica CU si consiglia di archiviarli elettronicamente per averli disponibili anche passato il periodo di dieci anni prescritto dalla legge.
Nota (21/05/2020): A seguito della sospensione degli accertamenti per Coronavirus/Covid-19, l’Agenzia delle Entrate nella circolare 11/2020 ha sostenuto che tutti i termini di prescrizione e decadenza scadenti entro il 31/12/2020 o dopo sono prorogati di 84 giorni, ovvero dei giorni intercorrenti tra l’8 marzo ed il 31 maggio.