Frage: Welche Möglichkeiten bestehen, Arbeitnehmern das Essen zu vergüten?
Antwort: Um Mitarbeitern, die sich nicht im Außendienst befinden, das Essen zu vergüten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Betriebsmensa (oder eine von Dritten geführte Mensa) bzw. Verpflegung durch den Arbeitgeber
- Essensgutscheine/elektronische Essenskarten oder
- entsprechende Ersatzzahlung, ausbezahlt über den monatlichen Lohnstreifen.
Für Mitarbeiter im Außendienst hingegen gelten die Regeln für Außendienst, siehe
https://www.graber-partner.com/de/lexikon/55-haeufig-gestellte-fragen-zum-thema-spesenrueckverguetung-ital-rimborso-spese.html).
Frage: Welche Voraussetzungen gelten für die Vergütung von Essensspesen?
Antwort: Voraussetzung für die Vergütung von Essen ist, gleich wie bei allen anderen steuerfreien Zuwendungen und Geschenken auch, dass die Vergütung für ALLE Mitarbeiter oder zumindest für eine homogene Gruppe (z.B. alle Arbeitnehmer in der Produktion oder alle Arbeitnehmer mit Wohnsitz weiter als 20 km vom Arbeitssitz, oder alle Arbeitnehmer mit einem gewissen Dienstalter usw.) gewährleistet wird.
Frage: Wie wird die Essensspesenvergütung steuerlich behandelt?
Antwort: Steuerlich wird zwischen den verschiedenen Formen (siehe Frage 1) unterschieden:
- Betriebsmensa bzw. Verpflegung durch den Arbeitgeber: Zählt weder zur Beitragsgrundlage noch zur Steuergrundlage, was bedeutet, dass diese Beträge weder den Beiträgen noch den Steuern zu unterwerfen sind.
- Essensgutscheine:
- In Papierform: Seit 2020 bis zu 4,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
- In elektronischer Form: Bis zu 8,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
- Ersatzzahlungen für Mensa: sind nur dann beitrags- und steuerbefreit, wenn sie an Mitarbeiter ausgezahlt werden, welche bei Baustellen oder Montagen oder ähnlichem beschäftigt sind, bzw. bei Arbeitsstätten, welche in Zonen liegen, wo es keine Gaststättenbetriebe gibt. In allen anderen Fällen gilt die Beitragsbefreiung nicht. Um in solchen Fällen von der Befreiung zu profitieren, muss man auf Essensgutscheine zurückgreifen.