Um Mitarbeitern, die sich nicht im Außendienst befinden, das Essen zu vergüten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Betriebsmensa (oder auch eine von Dritten geführte Mensa),
- Essensgutscheine oder
- entsprechende Ersatzzahlung.
Für Mitarbeiter im Außendienst hingegen werden die Regeln für Außendienst.
Voraussetzung für die Vergütung von Essen ist allerdings, wie bei allen anderen steuerfreien Zuwendungen und Geschenken auch, dass die Vergütung für ALLE Mitarbeiter oder zumindest für eine homogene Gruppe (z.B. alle Arbeitnehmer in der Produktion oder alle Arbeitnehmer mit Wohnsitz weiter als 20 km vom Arbeitssitz, oder alle Arbeitnehmer mit einem gewissen Dienstalter usw.) gewährleistet wird.
Steuerliche Behandlung
- Betriebsmensa bzw. Verpflegung durch den Arbeitgeber: Zählt weder zur Beitragsgrundlage noch zur Steuergrundlage
- Essensgutscheine:
- In Papierform: Ab 2020 bis zu 4,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
- In elektronischer Form: Bis zu 8,00 € pro Tag von Steuern und Beiträge befreit
- Ersatzzahlungen für Mensa: sind nur dann beitrags- und steuerbefreit, wenn sie an Mitarbeiter ausgezahlt werden, welche bei Baustellen oder Montagen oder ähnlichem beschäftigt sind, bzw. bei Arbeitsstätten, welche in Zonen liegen, wo es keine Gaststättenbetriebe gibt. In allen anderen Fällen gilt die Beitragsbefreiung bis zu 5,29 Euro nicht. Um in solchen Fällen von der Befreiung zu profitieren muss man auf Essensgutscheine zurückgreifen.