Alle Gesellschaften und Genossenschaften - mit Ausnahme der Personengesellschaften, sind laut Art. 2421 des Zivilgesetzbuches verpflichtet, die sogenannten Gesellschaftsbücher zu führen und müssen laufend aktualisiert werden.
Dazu zählen:
- Das Buch der Gesellschafterversammlungen
- Das Buch des Verwaltungsrates oder des Vorstands (falls vorhanden)
- Das Buch des Überwachungsrates oder Aufsichtsrat (falls vorhanden)
Die Seiten müssen laufend nummeriert werden und sind auf vidimierten Papier gedruckt. Bei Abmeldung eines Unternehmens müssen die Gesellschaftsbücher bei der zuständigen Handelskammer abgegeben werden, welche die Aufbewahrung für 10 Jahre gewährleistet.