Frage: Welche Dokumente benötige ich, um einen Arbeitnehmer anmelden zu können?
Antwort: Damit ein Arbeitnehmer ordnungsgemäß angemeldet und sein Arbeitsvertrag erstellt werden kann, müssen sämtliche Daten lt. Anmeldeformular (PDF oder Online-Formular) vollständig ausgefüllt werden. Dort werden neben den Stammdaten des Mitarbeiters auch die Eckdaten zum Arbeitsverhältnis abgefragt. Bei den Angaben ist unbedingt auf Vollständigkeit und Korrektheit der Angaben zu achten.
Um eventuelle Begünstigungen und Reduzierungen (aktuell z.B. Begünstigung „unter 35“ ab 2018) prüfen und anwenden zu können, muss zusätzlich zum vollständig ausgefüllten Anmeldeformular ein Auszug des Arbeitsamtes beigelegt werden.
Frage: Muss bei einer Anmeldung von Ausländern etwas Besonderes beachtet werden?
Antwort: EU-Bürger können ohne weitere Dokumente angemeldet werden. Für Nicht-EU-Bürger muss hingegen eine gültige Aufenthaltsgenehmigung vorhanden sein. Diese wird für die Anmeldung zwingend benötigt und muss daher zusammen mit dem Anmeldeformular (PDF oder Online-Formular) an uns weitergleitet werden.
Frage: Innerhalb wann muss das Anmeldeformular an das Lohnbüro weitergeleitet werden?
Antwort: Da die Meldung am Tag vor Arbeitsbeginn elektronisch versendet werden muss, muss auch das Anmeldeformular inkl. aller dazugehörigen Dokumente (z.B. Aufenthaltsgenehmigung bei Nicht-EU-Bürgern) bis spätestens 12.00 Uhr des Vortages an das Lohnbüro geschickt werden. Nur dann kann eine termingerechte Anmeldung garantiert werden. Bei verspäteter Anmeldung wird vom Amt für Arbeitsmarktbeobachtung eine Strafe von ca. 110 € zugestellt.
Frage: Welche Dokumente werden vom Lohnbüro zugeschickt und was muss ich damit machen?
| Dokument |
Beschreibung des Dokumentes | Was muss erledigt werden? | Dokument an das Lohnbüro zuzusenden? |
| Arbeitsvertrag | Es handelt sich dabei um das zentrale Dokument in Bezug auf das Arbeitsverhältnis. Im Arbeitsvertrag werden die wichtigsten Daten und Vereinbarungen wie z.B. Beginn des Arbeitsverhältnisses, Befristung, Probezeit, Entlohnung, besondere Klauseln usw. schriftlich festgehalten. |
Das Dokument ist in zweifacher Ausfertigung auszudrucken und am TAG VOR ARBEITSBEGINN vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens sowie vom Arbeitnehmer zu unterschreiben. Eine Ausfertigung wird dem Mitarbeiter ausgehändigt, die andere wird im Ordner der Lohnunterlagen des Unternehmens aufbewahrt. |
Standardverträge müssen nicht an das Lohnbüro weitergeleitet werden. Komplexe Verträge mit individuellen Regelungen sind inkl. der Unterschriften an das Lohnbüro weiterzuleiten. |
| Entscheidung über Zuweisung der Abfertigung |
Damit entscheidet der Arbeitnehmer, ob er seine Abfertigung im Betrieb lassen oder in einen Pensionsfonds einzahlen möchte (genaueres siehe Rundschreiben November vom 16.11.2017) | Das Dokument muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dieser hat 6 Monate ab Arbeitsbeginn Zeit, das Dokument auszufüllen (gewünschte Option anzukreuzen), zu unterschreiben und an den Arbeitgeber auszuhändigen. |
Ja, sobald der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt und unterzeichnet hat und somit spätestens innerhalb 6 Monate ab Arbeitsbeginn. |
| Formular Steuerfreibeträge | Mit diesem Formular erklärt der Mitarbeiter die gewünschte Anwendung der Steuerfreibeträge (z.B. für zu Lasten lebende Kinder). Des Weiteren enthält dieses Formular die Verzichtserklärung des „Renzi Bonus“. | Das Dokument muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Dieser muss sämtliche Felder mit JA/NEIN kennzeichnen, unterschreiben und an den Arbeitgeber zur Weiterleitung ans Lohnbüro aushändigen. |
Ja, da ohne Unterschrift die Freibeträge usw. auf dem Lohnstreifen nicht berücksichtigt werden können. |