Aufbewahrung Buchhaltungsunterlagen
Fiskalisch bestehen für die Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsbücher von Gesellschaften, Einzelunternehmen und Freiberuflern folgende Aufbewahrungspflichten:
Die Geschäftsbücher mit Aufbewahrungspflicht sind die MwSt.-Register, das Journal, das Inventarbuch und das Abschreiberegister. Für die ersten drei gelten die gleichen Fristen wie unter Punkt 1 und 2. Die Aufbewahrungsfrist für das Abschreiberegister beträgt 10 Jahre.
Im Fall von unterlassenen Erklärungen und beim Vorliegen von Straftatbeständen verlängern sich die obigen Fristen!
Zivilrechtlich (Art. 2220 ZGB) besteht für alle Buchhaltungsunterlagen, inklusive Gesellschaftsbücher und Lohndokumente, eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Aufbewahrung Lohnunterlagen
Fiskalisch und für die Rentenversicherung bestehen bei Lohnunterlagen folgende Aufbewahrungspflichten:
Zivilrechtlich besteht, wie bereits oben erwähnt, für alle Lohnunterlagen eine allgemeine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
Fazit
Nachdem es fiskalisch und zivilrechtlich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt, sollten alle Unterlagen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Für Arbeitsverträge und für die Einheitsbescheinigungen CU empfehlen wir, diese auch nach der gesetzlichen Dauer von 10 Jahren elektronisch zu archivieren.
Hinweis: laut aktuellem Stand (21.05.2020) wird die Aufbewahrungspflicht aufgrund der Coronoavirus/Covid-19-Krisensituation um 84 Tage (= Zeitraum vom 08.03. bis zum 31.05.) verlängert. Dies gilt für alle Aufbewahrungspflichten ab 31.12.2020 und später.